收到车型页面、参数表、配置单、报价或合同附件后,先记录发送人、发送时间、文件名称和用途。个人转发不等于文件已经由签约主体确认。文件通过什么渠道取得也应一并记录。
查看文件是否写明出具主体和日期。
核对完整整车型号、底盘型号和项目对象。
确认文件是介绍、报价、合同附件还是验收资料。
保存原始文件或完整链接,不只保留截图。
没有完整型号、日期或适用范围的资料,只能作为待核实线索,不能直接用于订车和验收。
同一车型可能有不同时间、底盘和配置版本。客户应比较标题、文件编号、日期、页数和主要条目,确认新文件是补充、修订还是完全替换旧版本。
重点标出型号、参数、上装结构、选装项目、价格、付款、交付和验收条目的变化。不能只看文件名相同就认为内容没有变化。
版本组合:文件全称—出具主体—日期或版本—完整车型—适用项目五项应能同时对应。
两份资料不一致时,应让提供方逐条说明差异原因、适用范围和后续使用版本,并把确认结果写入能够保存的文件或沟通记录。
不要自行删除旧文件,应标记为已替换或仅供历史参考。
不要把不同车型的参数拼成一份完整配置。
合同已签署后发生变化,应同步更新对应附件。
交付验收前再次确认使用的是最终批准版本。
找不到明确关系时,保留待确认状态,不根据相似车型、图片或口头说明推断。
确认浏览器地址为www.chengliz.com后,可拨打公开电话0722-3336886,提供文件名称、完整车型、发送人和冲突条目,询问应由谁确认当前版本。
网站不公开内部服务站通讯录中的电话和地址,需要联系服务资源时通过公开电话确认。涉及合同主体、收款或授权文件时,应核对完整主体名称和文件出具范围。
最终使用的产品资料、报价、合同附件、变更记录和验收文件应放入同一项目档案。文件版本能够连续追踪,才能避免采购、生产和交付分别使用不同资料。